Endlich to-do-Listen, die funktionieren

Apr 9, 2023 | Uncategorized

Oh, to-do-Listen. Was habe ich eine Hass-Liebe zu ihnen! Ich liebe Listen aller Art, aber to-do-Listen führe ich fast religiös. Ich liebe es einfach, Aufgaben abhaken zu können. Das zeigt mir, dass ich etwas getan, erledigt, geschafft habe. Aber gleichzeitig können sie mich auch völlig überfordern. So wie heute, wenn sie endlos in die Tiefe wuchern, mir noch was einfällt und noch was und noch was. Und ich überwältigt bin von den zahllosen Aufgaben, die ich alle in einen Tag quetschen soll. Wenn das „Müll runterbringen“ genauso gewichtig da steht, wie das „Steuererklärung machen“. In solchen Momenten hilft nur eins: Durchatmen und den Fokus schärfen.

Ich gebe es zu, meine Aufmerksamkeit hat die Angewohnheit sich zu zersplittern, weil ich zu viel gleichzeitig interessant, wichtig oder gar drängend finde. Weil ich ständig mehrere Eisen im Feuer habe, die Zeit und Energie erfordern. Oder auch gerne mal Probleme damit habe, Dingen nur die mentale Energie zu widmen, die ihnen zusteht. So wirkt alles gleichermaßen groß und wichtig, es ist alles zu viel und dann fällt gerne mal das ein oder andere hinten runter, weil Mulit-Tasking eben doch nicht so gut funktioniert.

Daher habe ich im Lauf der Zeit einige Strategien entwickelt, mit endlosen to-do-Listen umzugehen. Dabei arbeite ich mich von groß nach klein vor:

Jahresziele

Zu Beginn jeden Jahres setze ich mich hin und lege meine Ziele für das Jahr fest. In meinem Bullet Journal ist die letzte Seite dafür reserviert. Ich unterteile meine Ziele – nach einer Anregung von Clark Kegley – in die Rubriken Arbeit, Wachstum und Spaß. Diese Kategorien finde ich genial, da sie für mich die ganze Bandbreite des Lebens darstellen. Aber dazu mal wann anders mehr.

Aus diesem Zielen ergeben sich jedenfalls bestimmte Aufgaben, die in dem Jahr vermehrt anstehen. Sei es, dass ich einen Gemüsegarten starten oder meine Freiberuflichkeit ausbauen will. Da hängen eine Menge Aufgaben dran, die erledigt werden wollen und die daher vermehrt in meinen to-do-Listen auftauchen werden (neben dem ganz normalen Wahnsinn wie Wäsche waschen oder Rechnungen überweisen)

Quartals-Check-Ins

Es gibt nichts Blöderes, als am Anfang des Jahres begeistert Ziele festzulegen, nur um am Ende des Jahres festzustellen, dass ich sie unterwegs vergessen und daher nicht erreicht habe. Daher nehme ich mir zum Ende jeden Quartals Zeit um zu reflektieren, was ich gemacht habe, um meinen Jahreszielen näher zu kommen. Denn oft ergeben sich daraus klare Hinweise, was ich noch tun muss. Oder überhaupt mal tun sollte. Irgendwas bleibt nämlich ehrlicherweise immer liegen.

Monatsfokus

Das führt zur nächsten Ebene – dem Schwerpunkt des aktuellen Monats. Da ich eine Tages- und eine Abend-Arbeitsphase habe, habe ich auch zwei Schwerpunkte, an denen ich parallel arbeite – halt zu unterschiedlichen Tageszeiten. So arbeite ich zum Beispiel tagsüber am neuen Gemüsegarten und abends an meinem Blog. Durch den Monatsfokus weiß ich, was verstärkt in meine to-do-Listen muss und ich kann gleichzeitig auch einiges liegen lassen, weil es in einem anderen Monat dran kommen wird. Das ist total entlastend, da ich nicht heute schon an etwas denken muss, was erst in acht Wochen anliegt.

Wochenliste

Meine Hauptliste und wichtigstes Instrument in meinem Bullet Journal ist meine laufende to-do-Liste für die Woche. Links sind die Wochentage notiert, rechts davon schreibe ich meine Aufgaben runter, so wie sie gerade meinen Kopf bevölkern. Das wird dann relativ viel und sehr durcheinander, meine to-do-Liste fungiert dann wie ein „Braindump“, in den alles reinkommt, was mich umtreibt. In einem zweiten Schritt lege ich dann für jede Aufgabe mit einem Punkt fest, an welchem Tag ich sie erledigen werde. Wenn sie geschafft ist, kreuze ich sie ab. Wenn ich die Aufgabe angefangen habe, aber nicht beenden konnte (weil z.B. bei der Krankenkasse niemand ans Telefon ging) streiche ich sie halb ab und schiebe sie auf einen anderen Tag. Muss ich sie auf die nächste Woche schieben, mache ich das mit einem Pfeil.

Tagespriorität

Jeden Tag schaue ich mir die Liste an und lege fest, was die wichtigste Aufgabe des Tages ist. Falls sie noch nicht draufsteht ergänze ich sie. Wenn ich diese Aufgabe erledigt habe, ist es nicht so schlimm, wenn ich die anderen nicht komplett schaffe. Denn ich weiß, dass das Wichtigste erledigt ist. Das macht Mut zur Lücke und hilft, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen.

Bonus Tipp

Ich versuche, so oft es geht, Aufgaben auch thematisch zu bündeln. Also zum Beispiel Dienstag den Schwerpunkt auf Hausarbeit zu legen und Mittwoch dann alle Emails und Telefonate zu erledigen. Das geht natürlich nicht immer, aber ich finde, dass arbeiten an Blöcken hilft, den inneren Widerstand abzubauen. Ich putze zum Beispiel nicht so gerne. Also ist es gut, möglichst viele Putzaufgaben hintereinander zu legen. Denn dann hab ich mich eh schon aufgerafft und den Lappen in der Hand, dann sollte ich den Drive auch nutzen und nicht versickern lassen.

Mit diesem Vorgehen habe ich es geschafft, dass meine to-do-Listen zwar immer noch fürchterlich lang sind, aber ich kriege sie viel besser bewältigt und kann auch viel besser das dauernde Rauschen in meinem Kopf reduzieren. Ich weiß genau, woran ich arbeite und habe gleichzeitig die Sicherheit, nichts Wichtiges zu vergessen. Seit ich die fortlaufenden to-do-Listen für mich entdeckt habe, gibt es für mich kein Zurück mehr. Denn endlich habe ich ein System gefunden, dass für mich funktioniert.

Welches System nutzt du, um den nicht enden wollenden Aufgaben zu begegnen? Teile es doch in den Kommentaren!